"Mit Ihrer Unterschrift auf dem Benutzungsantrag verpflichten Sie sich, dem Archiv unentgeltlich ein Belegexemplar zukommen zu lassen, sofern Ihre Veröffentlichung "in wesentlichen Teilen" (oder ähnlich formuliert) auf Material dieses Archivs gründet. Betrachten Sie diese Verpflichtung getrost als Bitte. Erstens wird kein Archiv systematisch verfolgen, welche aus seinen Beständen heraus gewonnenen Erkenntnisse wann und wo veröffentlicht werden. Zweitens wird kein Archiv einen Gerichtsprozess anstrengen, wenn Sie ihm ein Buch zum Ladenpreis von durchschnittlich 36 Euro oder gar einen Aufsatz vorenthalten. Lassen Sie sich also bitte in der Frage "Belegexemplar" von Erwägungen der Art leiten, dass Sie im Archiv kostenfreie Leistungen erhalten haben, dass der Etat für die Dienstbibliothek auch in Archiven schmilzt und dass Ihr Werk so den Kreis seiner Öffentlichkeit ein Stück erweitert."
http://www.historicum.net/lehren-lernen/archiveinfuehrung/nutzungsbestimmungen
Gleichlautend in Burkhardt: Arbeiten im Archiv, 2006, 90f.

Zur Rechtslage siehe
http://archiv.twoday.net/stories/2812929/
http://www.ub.uni-dortmund.de/Listenarchive/LIB-L/200008/20000816.html#0

1. Einen Rechtsanspruch können nur solche öffentliche Archive geltend machen, deren Landesarchivgesetz (nicht: Benutzungsordnung) einen solchen vorsieht.
2. Von Klagen gegen Benutzer oder Widerruf der Benutzungsgenehmigung wegen Nichtablieferung des Belegexemplars ist nichts bekannt geworden.
3. Trotz gesetzlicher Verankerung ist der Anspruch auf ein kostenloses Belegexemplar (als "Naturalabgabe") juristisch fraglich. Wenn der Benutzer glaubhaft versichert, über kein Belegexemplar zu verfügen, ist der Anspruch nicht gegeben. Er ist nicht gezwungen, ein solches zu erwerben, um den Anspruch erfüllen zu können.
4. Wer immer die Möglichkeit hat, ein Belegexemplar oder Kopien dem Archiv abzuliefern, sollte dies tun! Er hilft damit nicht nur den Archivaren bei der Erschließung von Archivgut, sondern auch anderen Benutzern.
5. Archive sollten die Belegexemplare besser erschließen und vor allem digital mit den Beständen verzahnen, auf die sie sich beziehen!