http://www.datenschutz-mv.de/dschutz/taetberi/tb8/lfdmvtb8.pdf
2.11.4 Archivorganisation
In allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung ist seit einiger Zeit ein Trend zur Privati-sierung kommunaler Aufgaben zu verzeichnen. Im Berichtszeitraum wurde ich zum Beispiel gefragt, ob es mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu vereinbaren ist, ein Kommunalarchiv in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung umzuwandeln. Vor dem Hintergrund der gegenwärtigen Rechtslage bewerte ich dies folgendermaßen:
Eine Überführung der kommunalen Archive in juristische Personen des Privatrechts ist mit den Bestimmungen des Landesarchivgesetzes (LArchivG M-V) in der derzeitigen Fassung nicht zu vereinbaren. Das LArchivG M-V selbst regelt zwar nicht ausdrücklich, in welcher Rechtsform kommunale Archive zu führen sind, weist jedoch ausdrücklich darauf hin, dass es sich um öffentliche Archive und öffentliches Archivgut handelt. Auch die in § 12 LArchivG M-V getroffenen Regelungen unterstützen diese Argumentation. Hier bestimmt der Gesetzgeber, dass die kommunalen Körperschaften ihre archivrechtliche Aufgabe durch die Errichtung und Unterhaltung „eigener Archive“ zu erfüllen haben. Das mit „öffentlich“ nur „öffentlich-rechtliche“ Archive gemeint sind, geht auch aus der Gesetzesbegründung zum LArchivG M-V hervor. Hier wurde darauf hingewiesen, dass eine bereichsspezifische gesetzliche Regelung des Landesarchivwesens erforderlich geworden ist, um die Befugnis des Einzelnen zu gewährleisten, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen. Mit dem LArchivG M-V sollte somit das Spannungs-verhältnis zwischen Informations- und Wissensfreiheit einerseits und das Persönlichkeitsrecht andererseits berücksichtigt werden.
Zu bedenken ist in diesem Zusammenhang auch, dass alle in den Unterlagen erfassten personenbezogenen Daten ursprünglich zum Zweck der Erfüllung bestimmter öffentlicher Aufgaben der Kommunen und zumeist aufgrund gesetzlicher Eingriffsbefugnisse erhoben, gespeichert und genutzt wurden. Hierzu gehören zum Beispiel Sozial-, Gesundheits-, Personal- oder Steuerdaten. Wenn diese Daten für die zu erfüllende Aufgabe nicht mehr erforderlich und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen sie aus Gründen des Datenschutzes gelöscht werden. Hiervon kann nur abgesehen werden, wenn der Löschung gesetzliche Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel im Landesarchivgesetz, entgegenstehen. Die staatlichen Archive haben dann dafür zu sorgen, dass personenbezogene Daten oder solche Unterlagen, die einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, nur unter den Bedingungen des Landesarchivgesetzes genutzt werden. Darüber hinaus bedeutet jede Erlaubnis einer Einsichtnahme in personenbezogene Unterlagen einerseits einen Eingriff in teilweise von besonderen Schweigepflichten geschützte persönliche Bereiche von Personen und andererseits ihre Ablehnung eine Beschränkung der Informationsrechte der Anfragenden. Die Archive müssen somit Entscheidungen treffen, die in Grundrechte eingreifen können. Daher müssen alle Entscheidungen stets rechtlich nachprüfbar sein. Das Führen der kommunalen Archive mit personenbezogenem Archivgut ist damit ein Bereich der Verwaltung, dessen Kernaufgabe mit Grundrechtseingriffen einhergeht und in dem die Verwaltung hoheitlich tätig wird.
Verfassungsrechtliche Gründe sprächen meines Erachtens jedoch nicht grundsätzlich gegen ein solches Vorhaben. Allerdings müsste eine gesetzliche Neuregelung den oben ausgeführten Ansprüchen genügen.
Das Landesarchivgesetz Mecklenburg-Vorpommern vom 7. Juli 1997 wurde durch das Gesetz zur Reform der Landesverwaltung im Geschäftsbereich des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur vom 28. November 2005 novelliert. Es wurde das Landesamt für Kultur und Denkmalpflege errichtet, in dem nun die Archive gemeinsam mit der Landes-bibliothek Schwerin, dem Landesamt für Denkmalpflege und dem Landesamt für Boden-denkmalpflege zusammengefasst worden sind. Der Fachbereich Landesarchiv im Landesamt für Kultur und Denkmalpflege besteht aus den Archiven Schwerin und Greifswald. Ich habe aus den oben genanten Gründen empfohlen, die organisatorische, räumliche und personelle Trennung des Fachbereiches Landesarchiv von den Aufgaben des Landesamtes für Kultur und Denkmalpflege in einer Dienstanweisung klar abzugrenzen.
Das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur hat mich darüber informiert, dass eine entsprechende Dienstanweisung erarbeitet wird.
S. 115 ff. erfolgt der erste Bericht zum Informationsfreiheitsgesetz Mecklenburg-Vorpommern
2.11.4 Archivorganisation
In allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung ist seit einiger Zeit ein Trend zur Privati-sierung kommunaler Aufgaben zu verzeichnen. Im Berichtszeitraum wurde ich zum Beispiel gefragt, ob es mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu vereinbaren ist, ein Kommunalarchiv in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung umzuwandeln. Vor dem Hintergrund der gegenwärtigen Rechtslage bewerte ich dies folgendermaßen:
Eine Überführung der kommunalen Archive in juristische Personen des Privatrechts ist mit den Bestimmungen des Landesarchivgesetzes (LArchivG M-V) in der derzeitigen Fassung nicht zu vereinbaren. Das LArchivG M-V selbst regelt zwar nicht ausdrücklich, in welcher Rechtsform kommunale Archive zu führen sind, weist jedoch ausdrücklich darauf hin, dass es sich um öffentliche Archive und öffentliches Archivgut handelt. Auch die in § 12 LArchivG M-V getroffenen Regelungen unterstützen diese Argumentation. Hier bestimmt der Gesetzgeber, dass die kommunalen Körperschaften ihre archivrechtliche Aufgabe durch die Errichtung und Unterhaltung „eigener Archive“ zu erfüllen haben. Das mit „öffentlich“ nur „öffentlich-rechtliche“ Archive gemeint sind, geht auch aus der Gesetzesbegründung zum LArchivG M-V hervor. Hier wurde darauf hingewiesen, dass eine bereichsspezifische gesetzliche Regelung des Landesarchivwesens erforderlich geworden ist, um die Befugnis des Einzelnen zu gewährleisten, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen. Mit dem LArchivG M-V sollte somit das Spannungs-verhältnis zwischen Informations- und Wissensfreiheit einerseits und das Persönlichkeitsrecht andererseits berücksichtigt werden.
Zu bedenken ist in diesem Zusammenhang auch, dass alle in den Unterlagen erfassten personenbezogenen Daten ursprünglich zum Zweck der Erfüllung bestimmter öffentlicher Aufgaben der Kommunen und zumeist aufgrund gesetzlicher Eingriffsbefugnisse erhoben, gespeichert und genutzt wurden. Hierzu gehören zum Beispiel Sozial-, Gesundheits-, Personal- oder Steuerdaten. Wenn diese Daten für die zu erfüllende Aufgabe nicht mehr erforderlich und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen sie aus Gründen des Datenschutzes gelöscht werden. Hiervon kann nur abgesehen werden, wenn der Löschung gesetzliche Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel im Landesarchivgesetz, entgegenstehen. Die staatlichen Archive haben dann dafür zu sorgen, dass personenbezogene Daten oder solche Unterlagen, die einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen, nur unter den Bedingungen des Landesarchivgesetzes genutzt werden. Darüber hinaus bedeutet jede Erlaubnis einer Einsichtnahme in personenbezogene Unterlagen einerseits einen Eingriff in teilweise von besonderen Schweigepflichten geschützte persönliche Bereiche von Personen und andererseits ihre Ablehnung eine Beschränkung der Informationsrechte der Anfragenden. Die Archive müssen somit Entscheidungen treffen, die in Grundrechte eingreifen können. Daher müssen alle Entscheidungen stets rechtlich nachprüfbar sein. Das Führen der kommunalen Archive mit personenbezogenem Archivgut ist damit ein Bereich der Verwaltung, dessen Kernaufgabe mit Grundrechtseingriffen einhergeht und in dem die Verwaltung hoheitlich tätig wird.
Verfassungsrechtliche Gründe sprächen meines Erachtens jedoch nicht grundsätzlich gegen ein solches Vorhaben. Allerdings müsste eine gesetzliche Neuregelung den oben ausgeführten Ansprüchen genügen.
Das Landesarchivgesetz Mecklenburg-Vorpommern vom 7. Juli 1997 wurde durch das Gesetz zur Reform der Landesverwaltung im Geschäftsbereich des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur vom 28. November 2005 novelliert. Es wurde das Landesamt für Kultur und Denkmalpflege errichtet, in dem nun die Archive gemeinsam mit der Landes-bibliothek Schwerin, dem Landesamt für Denkmalpflege und dem Landesamt für Boden-denkmalpflege zusammengefasst worden sind. Der Fachbereich Landesarchiv im Landesamt für Kultur und Denkmalpflege besteht aus den Archiven Schwerin und Greifswald. Ich habe aus den oben genanten Gründen empfohlen, die organisatorische, räumliche und personelle Trennung des Fachbereiches Landesarchiv von den Aufgaben des Landesamtes für Kultur und Denkmalpflege in einer Dienstanweisung klar abzugrenzen.
Das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur hat mich darüber informiert, dass eine entsprechende Dienstanweisung erarbeitet wird.
S. 115 ff. erfolgt der erste Bericht zum Informationsfreiheitsgesetz Mecklenburg-Vorpommern
KlausGraf - am Dienstag, 24. Juni 2008, 23:18 - Rubrik: Datenschutz
