Das Sprachwirrwar im Themenbereich Dokumentenmanagement und Archivierung ist ein allgemein bekanntes Problem. Was die IT unter "Archivierung" versteht muss noch lange nicht dem Verständnis der Verwaltung geschweige denn der Archivare entsprechen und umgekehrt. Ein ähnliches Problem stellt sich bei Begriffen der klassischen Schriftgutverwaltung, die in der Verwaltung teilweise verlorengegangen sind und seitens der IT, insbesondere Softwareanbietern nicht immer präsent sind wie:

• Vermerk
• Schlussverfügung
• Aktenplanrevision
• Mitzeichnung

Die Einführung von DMS/VBS ist zu 70 % ein Organisationsprojekt. eine mangelnde Schriftgutverwaltung birgt dabei einen Risikofaktor im Projekt, ebenso wie mangelndes Verständnis zwischen den Protagonisten wie IT, Verwaltung und Archiv.

Das Beratungshaus INFORA liefert mit dem "Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung" eine Handreichung, welche ca. 450 Begriffe aus dem Themenkomplex DMS, Schriftgutverwaltung und Archivierung praxisnah definiert. Neben der Schriftgutverwaltung sind weitere Termini enthalten wie:

• SAN
• MoReq 2
• Elektronische Signatur
• Schriftformerfordernis
• Workflow

Nähere Informationen unter: Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung

Zu INFORA: Das Beratungshaus ist seit > 10 Jahren in der Organisations- und IT-Beratung im öffentlichen Sektor auf allen Ebenen tätig. Im Themenkomplex DMS und Archivierung ist INFORA an der Entwicklung und Weiterentwicklung des DOMEA-Standards beteiligt und hat u.a. auch die DOMEA-Erweiterungsmodule zur elektronischen Archivierung mit erarbeitet.