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Erschließung

Spitze Klammern aus XML wurden als geschweifte dargestellt, um Browser hinsichtlich der Darstellung am Bildschirm nicht zu verwirren!

Ausgangssituation:


1. Ihre Excel-Tabelle enthält Erschließungsinformationen in einer Spaltenaufteilung, die den Anforderungen von EAD bzw. ISAD(G) entsprechen (=Gliederung nach den üblichen Verzeichnungsfelder).

2. Die Erschließungsinformationen gehören derselben Verzeichnungsstufe an. (Die Konvertierung in unterschiedlichen Verzeichnungsstufen wäre deutlich aufwendiger!)

3. Oberhalb der Spaltenüberschriften befinden sich keine weiteren Felder.

Excelliste1

Konvertierungsvorgang:

1. Legen Sie für sich fest, welche Spalte mit welchem EAD-Tag kodiert werden soll. Nur in wenigen Fällen werden dabei Wahlmöglichkeiten bestehen (z.B. Titel als {unittitle}, Enhältvermerk als {abstract} usw.). Verwenden Sie dabei die EAD-Tags, die Ihre Archivsoftware für die Kodierung der jeweiligen Art von Information verwendet, damit Ihre Software das Konvertierungsergebnis später lesen kann! Es ist hilfreich, sich eine bereits existierende EAD-XML-Datei anzuschauen bzw. auszudrucken, um zu sehen, was für ein EAD-Profil die Software verwendet.

2. Erstellen Sie ein Worddokument und schreiben den vollständigen EAD-Kode für einen einzigen Datensatz (= für eine Zeile der Exceltabelle).

Dies kann z.B. so aussehen:

{c02 level=“file“}
{did}
{physdesc}
{extent}{/extent}
{physdesc}
{unitid type=”bestellnummer”}{/unitid}
{unittitle}{/unittitle}
{unitdate}{/unitdate}
{abstract}{/abstract}
{/did}
{/c02}

3. Starten Sie die Seriendruckfunktion in Word und geben Sie an, ein „Verzeichnis“ (in älteren Wordversionen „Katalog“) erstellen zu wollen. Wählen Sie Ihre Exceltabelle als Quelldatei aus. Fügen Sie nun zwischen Anfang und Ende der EAD-Tags mittels „Seriendruckfeld einfügen“ die betreffenden Verweise auf die Spalten Ihrer Exceltabelle ein.

4. Erzeugen Sie nun die Seriendruckdatei über „Fertig stellen und zusammenführen“.

5. Speichern Sie die erzeugte Datei als TXT-Datei ab.

6. Öffnen sie diese Datei mit einem Editor, z.B. Notepad++ und ersetzen Sie die Anführungs- und Schlusszeichen durch Anführungs- und Schlusszeichen. Der Editor wird dabei Spezifika der Word-generierten Zeichen beseitigen und diese Zeichen standardisieren. Anschließend speichern Sie die Datei als XML ab.

7. Erzeugen Sie nun mit Ihrer Archivsoftware eine neue Findbuchdatei. Ihre Tektonik soll bis dahin reichen, wo Sie die neuen Verzeichnungseinheiten einfügen wollen.

8. Öffnen Sie die mit der Archivsoftware erzeugte Datei mit einem Editor (z.B. Notepad++). Eventuell müssen Sie dazu vorübergehend die Dateiendung in .xml verändern. Kopieren Sie die komplette XML-Datei, die die Erschließungsinformation aus der Excel-Tabelle enthält, und fügen Sie sie in die Datei aus der Archivsoftware oberhalb der folgenden letzten Zeilen ein:

{/c01}
{/dsc}
{/archdesc}
{/ead}

Speichern Sie die Datei als XML ab.
Sofern die Datei inhaltlich und in ihrer Tektonik so bereits Ihren Wünschen entspricht, können Sie sie jetzt bereits auch außerhalb Ihrer Archivsoftware weiterverwenden (z.B. als Input in ein Archivportal).

9. Fertigen Sie ggf. eine Kopie der Datei an und ändern die Endung .xml wieder so, wie sie von Ihrer Archivsoftware ursprünglich erzeugt wurde (bei MidosaXML z.B. in die Endung .ead).

10. Öffnen Sie die Datei mit Ihrer Archivsoftware und bearbeiten Sie sie in Inhalt und Struktur beliebig weiter.

So sieht es auf einem neueren iPad aus:

https://twitter.com/ddbkultur/status/514910859580432386



So sieht es auf meinem iPad 1 mit iOS 5 und Chrome aus:



Und zwar nach dem von der DDB empfohlenen Cache-Löschen in Chrome. Und bei Safari sieht es auf meinem iPad genauso indiskutabel aus!

Eine Kurzbesprechung

http://www.blog.pommerscher-greif.de/archivportal-d/

bemängelt die Copyfraud-Hinweise einiger Archive.

Update: Alle Permalinks funktionieren nicht!

Beispiel:
http://localhost:8021/item/RJSEYW2UUCQUZJARLL2AQSU7UM56I4VX

https://www.archivportal-d.de/

Gruß aus Magdeburg.

Vierteiliger Beitrag im Blog archive20.hypotheses.org:

Teil 1 - Einleitung
Teil 2 - Ziele, Ordnung, Verzeichnungsstufen
Teil 3 - Der Verzeichnungsvorgang
Teil 4 - Erschließungsprodukte und Resümee

http://rzblx10.uni-regensburg.de/dbinfo/dbliste.php?bib_id=&colors=&ocolors=&lett=fs&Suchwort=findbuch

Kärglich! Archive mit Findbuchdatenbanken im Netz sollten auf Eintragung dringen. Selbstverständlich kann die auch von dritter Seite angeregt werden.

Siehe auch
http://archiv.twoday.net/stories/34629282/

Heute konnten wir eine Liste der gestern übernommenen Unterlagen des hiesigen Universitätsvereins und ein Verzeichnis des Zugangs vom Lehrstuhl für Stadtgeographie und Geographie des ländlichen Raumes online stellen.

Mit dem vor ein paar Wochen bereitgestellten Findbuch über die Akten der Zentralverwaltung und Grobbeschreibungen einiger weiterer Bestände, darunter auch solche der Vorgängereinrichtungen (Pädagogische Hochschule und Lehrerbildungsanstalt), in einer vorläufigen Beständeübersicht konnten wir potentiellen Nutzern Rechercheinstrumente in die Hand geben, mit denen eine "geordnete Archivnutzung" möglich geworden ist. Fast genau ein Jahr nach der Gründung des Universitätsarchivs sind wir nun ein wirklich öffentliches Archiv mit einem bescheidenen Onlinefindmittelsystem geworden.

Auf unserer eigenen Website werden wir hoffentlich bald eine eigene Findmittelpräsentation einrichten. Bislang nutzen wir für die Präsentation der Archivgutbeschreibungen ausschließlich das Archivportal Europa.

Dass die Qualität der Findmittel noch nicht die "archivarische" ist, möge man verzeihen. Wir arbeiten noch immer so weit als möglich mit Übernahmeverzeichnissen und nur aufs Nötigste redigierten Grobbeschreibungen von Praktikanten und studentischen Hilfskräften. Im Fachjargon reden wir deshalb gar nicht von Findbüchern, sondern von "Akzessionsverzeichnissen". Doch im Sinne der unverzögert schnellen Nutzbarmachung halten wir die Offenlegung dieser Verzeichnisse für legitim.

Übrigens verbirgt sich dahinter noch eine "Partizipationskomponente". Dadurch, dass es sich bei den gelisteten Unterlagen fast ausschließlich um unbewertetes Material handelt, können Nutzer durch ihr Bestell- und Auswertungsverhalten bis zu einem gewissen Grad an der Bewertung mitwirken.

Ein kleiner Wehrmutstropfen muss aber geschluckt werden: Wegen der anstehenden Urlaubszeit verschiebt sich die "große Eröffnung" auf Anfang Mai. Ab dann heißt es, nicht nur online, sondern auch lokal: Herzlich willkommen im Universitätsarchiv!

Nach dem bereits im Jahr 2008 damit begonnen wurde, die Unterlagen der "International Prisoners-of-War Agency" (http://www.cicr.org/eng/assets/files/other/icrc_002_0937.pdf) aus dem Archiv des Internationalen Roten Kreuzes in Genf für die Kriegsgefangenen des Ersten Weltkriegs zu digitalisieren, damit diese pünktlich zum 100. Jahrestag hinsichtlich des Beginns des Ersten Weltkriegs im August 2014 der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden kann, läuft seit 01.02.2014 schon wieder ein weiteres Meilenstein-Projekt beim ICRC.

Dort werden nun auch die Kriegsgefangenschaftsunterlagen aus der Zeit des Zweiten Weltkriegs digitalisiert (etwa. 36 Mio. Karteikarten) um sie dann stückweise ab 2016 veröffentlichen zu können.

Quelle:
http://www.cicr.org/eng/resources/documents/article/other/archives-first-world-war-2011-07-27.htm
http://www.icrc.org/eng/resources/documents/article/other/02-01-archives-second-world-war.htm

http://gahetna.nl/opendata

Das ist natürlich großartig und zeigt, wie weit man in anderen Ländern bereits ist.

Via
http://www.informatieprofessional.nl/nieuws/10084-nationaal-archief-geeft-open-data-vrij.html

Anspruchsvolles von Kühnel:

http://archive20.hypotheses.org/932

Lesenswert!

http://digi.ub.uni-heidelberg.de/diglit/lehm135

"Heinrich Beschißer von Esslingen, ein Vagus, schwört der Stadt Speyer bei der Entlassung aus seiner wegen Tötung des Johannes Ostertag zu Hagenau über ihn verhängten, nun aber da sich an den angesetzten Gerichtstermin niemand gemeldet, er auch in Notwehr gehandel [!] zu haben angibt, aufgehobenen Haft, Urfehde."

Lesbar wäre: "Heinrich Beschißer von Esslingen, ein Vagant (vagus), schwört der Stadt Speyer Urfehde bei der Entlassung aus der Haft, die wegen Tötung des Johannes Ostertag zu Hagenau über ihn verhängt worden war, nun aber aufgehoben wurde, da sich an den angesetzten Gerichtsterminen niemand gemeldet hatte und er angibt, in Notwehr gehandelt zu haben."

 

twoday.net AGB

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