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Erschließung

Nicht nur die Bemerkung von Falk Eisermann,

http://archiv.twoday.net/stories/1022406587/#1022407938

auch eigene Erfahrungen mit Findmitteln lassen es geraten erscheinen, die folgenden Empfehlungen zur Diskussion zu stellen.

1. Besteht eine Verzeichnungseinheit aus einer oder mehreren Druckschriften, so ist dies eindeutig kenntlich zu machen. Vorgeschlagen wird die einheitliche Bezeichnung "Druckschrift" bzw. "Druckschriften", um sie bei einer Volltextsuche auffinden zu können.

Handelt es sich lediglich um vorgedruckte Formulare aus der Zeit aus dem 18. Jahrhundert, die handschriftlich ausgefüllt wurden oder werden sollten, kann der Hinweis entfallen. Dies gilt auch für sogenannte "Ephemera"/Kleindrucksachen.

http://de.wikipedia.org/wiki/Ephemera

2. Befinden sich Druckschriften in einer Verzeichnungseinheit, so ist in einem Enthält- oder Darin-Vermerk auf diese - analog zu Punkt 1 - aufmerksam zu machen.

3. Es wird dringend empfohlen, die Erschließung durch Wiedergabe der bibliographischen Daten in Anlehnung an bibliothekarische Standards (Autor, Titel - ggf. abgekürzt -, Druckort, Erscheinungsjahr) für alle Druckschriften vorzunehmen. Die Existenz von Illustrationen sollte vermerkt werden.

Falls die Archivbibliothek fachbibliothekarisch betreut wird und/oder einem Verbundkatalog angeschlossen ist, wäre es wünschenswert, im dortigen OPAC zu katalogisieren.

4. Handelt es sich nicht um gängige Werke, sollte in jedem Fall eine Recherche im Karlsruher Virtuellen Katalog im Findmittel dokumentiert werden, sofern dort keine oder nur wenige Nachweise zu finden sind.

http://www.ubka.uni-karlsruhe.de/kvk.html

Dies betrifft auch Drucke des 19./20. Jahrhunderts. Nicht selten verbergen sich in Archivgut Druckschriften, die sonst nirgends nachweisbar sind. In solchen Fällen genügt es nicht, den Umstand im Findmittel, das häufig Teil des "Deep Web" ist, das von den Suchmaschinen nicht berücksichtigt wird, zu dokumentieren.

5. Bei Inkunabeln (bis 31. Dezember 1500 erschienene Drucke) ist in jedem Fall Kontakt aufzunehmen mit dem Gesamtkatalog der Wiegendrucke:

gw@sbb.spk-berlin.de
http://staatsbibliothek-berlin.de/die-staatsbibliothek/abteilungen/handschriften/inkunabeln-wiegendrucke/

6. Bei sonst nicht oder nur in wenigen Exemplaren nachweisbaren Drucken sollte mit den entsprechenden Stellen, die für die bibliographische Verzeichnung zuständig sind, Kontakt aufgenommen werden.

Beispiel: VD 16 für Drucke des 16. Jahrhunderts aus dem deutschen Sprachraum

https://www.bsb-muenchen.de/index.php?id=1681&type=0

7. Ermittelte bibliographische Nachweise (GW, VD 16, VD 17, VD 18 usw.) sind der Titelaufnahme beizufügen.

8. Unikale oder sehr seltene Druckschriften sollten in Digitalisierungsprojekte des Archivs aufgenommen und Open Access im Internet präsentiert werden. Eine Zusammenarbeit mit bibliothekarischen Digitalisierungsprojekten ist anzustreben.

Siehe etwa zu den Druckschriften des 17. Jahrhunderts im estnischen Staatsarchiv:

http://www.ra.ee/plakatid/index.php/de


Wenn der Server nicht gerade down ist oder sonst etwas ist (derzeit sind die PDF-Findmittel nicht mehr erreichbar), kann man in der Theorie einen Versuch unternehmen, in den Online-Findmitteln der Staatlichen Archive Bayerns etwas zu finden. Etwa in der Findmitteldatenbank.

Dass dort jeder Eintrag mit einem URN versehen ist, den man anders als in den meisten Bibliotheksanwendungen nicht anklicken kann, soll wohl vortäuschen, dass ein dauerhafter Zugriff unter diesem URN möglich ist (andernorts als Permalinks bekannt). Die wenigsten werden die Mühe auf sich nehmen, unter

http://nbn-resolving.de/

nachzuschauen, ob die URNs auch funktionieren. DAS IST IN DER REGEL NICHT DER FALL!

StAA, Fürststift Kempten, Archiv Akten 2403
The URN urn:nbn:de:stab-a99d1cac-e601-48d4-9a55-39645e501cf29 is not registered at the German National Library

StAN Rst. Nürnberg, Päpstliche und fürstliche Privilegien, Urkunden 247
The URN urn:nbn:de:stab-6a1d8c5a-df77-4d43-b4d1-ade9334668320 is not registered at the German National Library

BayHStA, Bayern Urkunden 4234/ d
The URN urn:nbn:de:stab-58b38f00-e329-4817-bf3e-691b08d175dd2 is not registered at the German National Library

Ich kann nicht abschätzen, welcher Anteil von URNs nicht registriert ist, aber nach meinen bisherigen Erfahrungen, sind es sehr viele.

Hat man aber diese Hürde genommen, so bedeutet das nicht, dass die Weiterleitung des NBN-Resolvers auf eine sinnvolle Internetadresse erfolgt. Man sieht dann anscheinend immer nur einen Viewer, der das Laden eines Bilds ankündigt. Es lädt aber kein Bild, was bei einem einfachen Findbucheintrag ja auch nicht nötig ist.

Liebe GDA, Euer verantwortungsloses Treiben beschädigt das Vertrauen in die Nutzung von Persistent Identifyer im Archivbereich. URNs sind kein Spielzeug, mit dem man arglose Anwender erst einmal monatelang in die Irre schickt.

gda_urn

http://arkiv.dk/

So sollte man es nicht machen. Eine nur auf Dänisch verfügbare Metasuche, bei der die Digitalisate in geringer Auflösung und nur mit einem scheußlichen Wasserzeichen zur Verfügung stehen. Für das öffentliche Teilen ist nur Facebook vorgesehen, anders als bei der DDB gibt es anscheinend keine CC-Lizenzen. Ob der Link in der Adresszeile wohl ein Permalink ist?

Via
http://cphpost.dk/news/denmarks-largest-digital-archive-opens-today.12735.html

Weitere archivische Metasuchen:
http://archiv.twoday.net/stories/6424341/


Spitze Klammern aus XML wurden als geschweifte dargestellt, um Browser hinsichtlich der Darstellung am Bildschirm nicht zu verwirren!

Ausgangssituation:


1. Ihre Excel-Tabelle enthält Erschließungsinformationen in einer Spaltenaufteilung, die den Anforderungen von EAD bzw. ISAD(G) entsprechen (=Gliederung nach den üblichen Verzeichnungsfelder).

2. Die Erschließungsinformationen gehören derselben Verzeichnungsstufe an. (Die Konvertierung in unterschiedlichen Verzeichnungsstufen wäre deutlich aufwendiger!)

3. Oberhalb der Spaltenüberschriften befinden sich keine weiteren Felder.

Excelliste1

Konvertierungsvorgang:

1. Legen Sie für sich fest, welche Spalte mit welchem EAD-Tag kodiert werden soll. Nur in wenigen Fällen werden dabei Wahlmöglichkeiten bestehen (z.B. Titel als {unittitle}, Enhältvermerk als {abstract} usw.). Verwenden Sie dabei die EAD-Tags, die Ihre Archivsoftware für die Kodierung der jeweiligen Art von Information verwendet, damit Ihre Software das Konvertierungsergebnis später lesen kann! Es ist hilfreich, sich eine bereits existierende EAD-XML-Datei anzuschauen bzw. auszudrucken, um zu sehen, was für ein EAD-Profil die Software verwendet.

2. Erstellen Sie ein Worddokument und schreiben den vollständigen EAD-Kode für einen einzigen Datensatz (= für eine Zeile der Exceltabelle).

Dies kann z.B. so aussehen:

{c02 level=“file“}
{did}
{physdesc}
{extent}{/extent}
{physdesc}
{unitid type=”bestellnummer”}{/unitid}
{unittitle}{/unittitle}
{unitdate}{/unitdate}
{abstract}{/abstract}
{/did}
{/c02}

3. Starten Sie die Seriendruckfunktion in Word und geben Sie an, ein „Verzeichnis“ (in älteren Wordversionen „Katalog“) erstellen zu wollen. Wählen Sie Ihre Exceltabelle als Quelldatei aus. Fügen Sie nun zwischen Anfang und Ende der EAD-Tags mittels „Seriendruckfeld einfügen“ die betreffenden Verweise auf die Spalten Ihrer Exceltabelle ein.

4. Erzeugen Sie nun die Seriendruckdatei über „Fertig stellen und zusammenführen“.

5. Speichern Sie die erzeugte Datei als TXT-Datei ab.

6. Öffnen sie diese Datei mit einem Editor, z.B. Notepad++ und ersetzen Sie die Anführungs- und Schlusszeichen durch Anführungs- und Schlusszeichen. Der Editor wird dabei Spezifika der Word-generierten Zeichen beseitigen und diese Zeichen standardisieren. Anschließend speichern Sie die Datei als XML ab.

7. Erzeugen Sie nun mit Ihrer Archivsoftware eine neue Findbuchdatei. Ihre Tektonik soll bis dahin reichen, wo Sie die neuen Verzeichnungseinheiten einfügen wollen.

8. Öffnen Sie die mit der Archivsoftware erzeugte Datei mit einem Editor (z.B. Notepad++). Eventuell müssen Sie dazu vorübergehend die Dateiendung in .xml verändern. Kopieren Sie die komplette XML-Datei, die die Erschließungsinformation aus der Excel-Tabelle enthält, und fügen Sie sie in die Datei aus der Archivsoftware oberhalb der folgenden letzten Zeilen ein:

{/c01}
{/dsc}
{/archdesc}
{/ead}

Speichern Sie die Datei als XML ab.
Sofern die Datei inhaltlich und in ihrer Tektonik so bereits Ihren Wünschen entspricht, können Sie sie jetzt bereits auch außerhalb Ihrer Archivsoftware weiterverwenden (z.B. als Input in ein Archivportal).

9. Fertigen Sie ggf. eine Kopie der Datei an und ändern die Endung .xml wieder so, wie sie von Ihrer Archivsoftware ursprünglich erzeugt wurde (bei MidosaXML z.B. in die Endung .ead).

10. Öffnen Sie die Datei mit Ihrer Archivsoftware und bearbeiten Sie sie in Inhalt und Struktur beliebig weiter.

So sieht es auf einem neueren iPad aus:

https://twitter.com/ddbkultur/status/514910859580432386



So sieht es auf meinem iPad 1 mit iOS 5 und Chrome aus:



Und zwar nach dem von der DDB empfohlenen Cache-Löschen in Chrome. Und bei Safari sieht es auf meinem iPad genauso indiskutabel aus!

Eine Kurzbesprechung

http://www.blog.pommerscher-greif.de/archivportal-d/

bemängelt die Copyfraud-Hinweise einiger Archive.

Update: Alle Permalinks funktionieren nicht!

Beispiel:
http://localhost:8021/item/RJSEYW2UUCQUZJARLL2AQSU7UM56I4VX

https://www.archivportal-d.de/

Gruß aus Magdeburg.

Vierteiliger Beitrag im Blog archive20.hypotheses.org:

Teil 1 - Einleitung
Teil 2 - Ziele, Ordnung, Verzeichnungsstufen
Teil 3 - Der Verzeichnungsvorgang
Teil 4 - Erschließungsprodukte und Resümee

http://rzblx10.uni-regensburg.de/dbinfo/dbliste.php?bib_id=&colors=&ocolors=&lett=fs&Suchwort=findbuch

Kärglich! Archive mit Findbuchdatenbanken im Netz sollten auf Eintragung dringen. Selbstverständlich kann die auch von dritter Seite angeregt werden.

Siehe auch
http://archiv.twoday.net/stories/34629282/

Heute konnten wir eine Liste der gestern übernommenen Unterlagen des hiesigen Universitätsvereins und ein Verzeichnis des Zugangs vom Lehrstuhl für Stadtgeographie und Geographie des ländlichen Raumes online stellen.

Mit dem vor ein paar Wochen bereitgestellten Findbuch über die Akten der Zentralverwaltung und Grobbeschreibungen einiger weiterer Bestände, darunter auch solche der Vorgängereinrichtungen (Pädagogische Hochschule und Lehrerbildungsanstalt), in einer vorläufigen Beständeübersicht konnten wir potentiellen Nutzern Rechercheinstrumente in die Hand geben, mit denen eine "geordnete Archivnutzung" möglich geworden ist. Fast genau ein Jahr nach der Gründung des Universitätsarchivs sind wir nun ein wirklich öffentliches Archiv mit einem bescheidenen Onlinefindmittelsystem geworden.

Auf unserer eigenen Website werden wir hoffentlich bald eine eigene Findmittelpräsentation einrichten. Bislang nutzen wir für die Präsentation der Archivgutbeschreibungen ausschließlich das Archivportal Europa.

Dass die Qualität der Findmittel noch nicht die "archivarische" ist, möge man verzeihen. Wir arbeiten noch immer so weit als möglich mit Übernahmeverzeichnissen und nur aufs Nötigste redigierten Grobbeschreibungen von Praktikanten und studentischen Hilfskräften. Im Fachjargon reden wir deshalb gar nicht von Findbüchern, sondern von "Akzessionsverzeichnissen". Doch im Sinne der unverzögert schnellen Nutzbarmachung halten wir die Offenlegung dieser Verzeichnisse für legitim.

Übrigens verbirgt sich dahinter noch eine "Partizipationskomponente". Dadurch, dass es sich bei den gelisteten Unterlagen fast ausschließlich um unbewertetes Material handelt, können Nutzer durch ihr Bestell- und Auswertungsverhalten bis zu einem gewissen Grad an der Bewertung mitwirken.

Ein kleiner Wehrmutstropfen muss aber geschluckt werden: Wegen der anstehenden Urlaubszeit verschiebt sich die "große Eröffnung" auf Anfang Mai. Ab dann heißt es, nicht nur online, sondern auch lokal: Herzlich willkommen im Universitätsarchiv!

Nach dem bereits im Jahr 2008 damit begonnen wurde, die Unterlagen der "International Prisoners-of-War Agency" (http://www.cicr.org/eng/assets/files/other/icrc_002_0937.pdf) aus dem Archiv des Internationalen Roten Kreuzes in Genf für die Kriegsgefangenen des Ersten Weltkriegs zu digitalisieren, damit diese pünktlich zum 100. Jahrestag hinsichtlich des Beginns des Ersten Weltkriegs im August 2014 der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden kann, läuft seit 01.02.2014 schon wieder ein weiteres Meilenstein-Projekt beim ICRC.

Dort werden nun auch die Kriegsgefangenschaftsunterlagen aus der Zeit des Zweiten Weltkriegs digitalisiert (etwa. 36 Mio. Karteikarten) um sie dann stückweise ab 2016 veröffentlichen zu können.

Quelle:
http://www.cicr.org/eng/resources/documents/article/other/archives-first-world-war-2011-07-27.htm
http://www.icrc.org/eng/resources/documents/article/other/02-01-archives-second-world-war.htm

 

twoday.net AGB

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