Das aktuelle NESTOR-Handbuch "Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung" enthält eine Vielzahl insbesondere aus prozessualer und technischer Sicht hochinteressante Beiträge zur elektronischen Archivierung.

Was jedoch faktisch ausgeblendet wird ist die Frage, wie eigentlich archivwürdige Unterlagen ins Archiv gelangen! Records Management spielt im Handbuch keine Rolle - obwohl gerade in der Schriftgutverwaltung die Grundlagen für eine vollständige digitale Überlieferung oder pathetisch ausgedrückt das digitale Erbe gelegt wird. Nur mit einer vollständigen eAkte die letztendlich dem Archiv angeboten wird, können Überlieferungsbrüche in der elektronischen Welt vermieden werden.

Der einzige Beitrag, der die Thematik anschneidet setzt sich mit dem Thema "Email-Archivierung" auseinander. Fr. Dr. Schwarz/FH Potsdam betrachtet dieses jedoch faktisch völlig isoliert von dem gerade für die öV bindenden Prinzip der Aktenmäßigkeit. Um es kurz darzustellen:

Sind Emails für die behördliche Aufgabenerfüllung relevant gehören sie zu den Akten - in Papierform oder elektronisch. Für eine eAkte sind entsprechende Verfahren zu nutzen, die eine rechtssichere eAkte und ggf. Vorgangsbearbeitung ermöglich, sprich DMS/VBS.

Die Führung und Aufbewahrung rechts-/aktenrelevanter Emails unabhängig von Akten ist für die öffentliche Verwaltung UNZULÄSSIG und gefährdet explizit die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns, aussagekräftige Akten und damit das digitale Erbe!

Die Grundsätze der Schriftgutverwaltung spielen im Aufsatz im zur Email "Archivierung" im NESTOR-Handbuch kaum eine Rolle, weder die Aktenbildung, die Registrierung, die Einbringung in den Geschäftsgang oder die Aussonderung von Emails im Rahmen elektronischer Akten - dabei ist dies nicht nur geltendes Recht, sondern Verwaltungspraxis. Insofern erscheint eine ausführliche Replik auf diesen Aufsatz notwendig:



Die isolierte Betrachtung von Emails außerhalb des Aktenzusammenhangs ist umso problematischer, als dass die Führung vollständiger Akten einen wesentlichen Erfolgsfaktor in einschlägigen Projekten bildet. Zudem ist dies eine der Grundregeln der öV.