Mich erreichte folgende Anfrage:

"ich bin zur Zeit dabei für einen Verein in Brandenburg ein kleineres Archiv mit alten Publikationen, Briefen etc. einzurichten. Leider habe ich bis jetzt kaum Hinweise oder Ratschläge für Laien gefunden, was beim Anlegen eines solchen Archivs zu beachten wäre. Auch eine erste Suche im Buchhandel hat keine derartigen Ratgeber oder ähnliches zu Tage gefördert."

Zunächst einmal könnte man darauf verweisen, dass dieses Archiv ja gar keines ist, sondern eine Vereins-Sammlung (auch wenn es möglicherweise das Vereinsarchiv aufnimmt). Trotzdem einige Hinweise.

1. Als Standardwerk hat sich bewährt:

Praktische Archivkunde. 2. Aufl. 2008 ISBN 978-3870232559 29,90 Euro.

Hier findet man weitergehende Informationen zu fast allen folgenden Punkten.

2. Bestandserhaltung und Sicherheit

Archivgut sollte geschützt gegen unbefugten Zugriff unter angemessenen klimatischen Verhältnissen aufbewahrt werden. Siehe auch

http://www.forum-bestandserhaltung.de/

3. Provenienzprinzip

Bei der Ordnung des Materials sollte das Provenienzprinzip angewandt werden:

http://www.austria.gv.at/site/4936/default.aspx

4. Erschließung

Gedruckte Publikationen sollten nach bibliotheksfachlichen Grundsätzen erschlossen werden, Archivalien nach archivfachlichen. Ein eigenes EDV-Archivprogramm lohnt sich für eine kleine Sammlung nicht. Kostengünstig und archivfachlich empfehlenswert ist MIDOSA - nicht zuletzt auch durch die Möglichkeit, Online-Findbücher bereitzustellen.

Wie man Archivgut verzeichnet, erklärt die genannte Archivkunde, hilfreich ist aber auch die Durchsicht diverser Online-Findbücher.

5. Benutzung

Sinnvollerweise gewährt man allen Interessenten Zugang zum Archivgut. Persönlichkeitsrechte und der Datenschutz bei lebenden Personen sind zu wahren.

6. Vorsorgen gegen zukünftigen Verlust!

Liebevoll zusammengetragene Sammlungen sind oft wertvolle Dokumentationen, die dauerhaft erhalten bleiben sollten. In der Vereinssatzung sollte der Verbleib der Sammlungen nach Auflösung des Vereins geregelt werden (z.B. durch Überstellung an ein geeignetes öffentliches Archiv, das natürlich zustimmen sollte).

Erlischt das Interesse am eigenen Archiv, nehmen häufig Kommunalarchive Vereinsarchive auf.

7. Beratungsangebote der Archive nutzen!

Üblicherweise beraten Archive private Archiveigentümer, soweit diese über für die Allgemeinheit relevantes Material verfügen (z.B. Adelsarchive). In Brandenburg gibt es dazu eine eigene Landesfachstelle:

http://www.landeshauptarchiv-brandenburg.de/netCmsFrames.aspx?PageID=43&NavIndex=07.01

Hier kann man es auf jeden Fall mit einer Kontaktaufnahme versuchen.

Update:
http://archiv.twoday.net/stories/235542786/