Im Landesarchiv Baden-Württemberg wird für die unterschiedlichen Aspekte der Archivierung digitaler Unterlagen – von der Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, über die Digitalisierung vom Mikrofilm, die Mikroverfilmung von Scans bis zur digitalen Reproduktion von Archivgut – eine ganzheitliche Konzeption entwickelt. Da die inzwischen erarbeiteten Lösungsansätze aber erhebliche Auswirkungen auf alle archivischen Tätigkeitsfelder haben, wurden sie in einer Auftaktveranstaltung am 10. Oktober 2006 im Kollegenkreis intensiv diskutiert.
Zentral für das Landesarchiv ist die Einbindung digitaler Dokumente in die Tektonik der Archivabteilungen. Digitale Dokumente bleiben innerhalb des vorhandenen, bei Nutzern und Wissenschaft eingeführten Signaturschemas auffindbar und sind nur durch einen vorgesetzten Buchstaben als ‚digital’ gekennzeichnet. Auch die Bewertung elektronischer Unterlagen wird im Verbund mit der Bewertung der analogen Unterlagen stattfinden.
Die Erfahrungen mit den ersten Übernahmen elektronischer Unterlagen in einen Massenspeicher und die aufgebaute IT-Infrastruktur ermöglichen nun, digitale Daten stabil zu archivieren sowie Migrationen und technische Formatanpassungen etc. zu dokumentieren. Dabei wird es unerheblich sein, in welcher Form die elektronischen Dokumente entstanden sind, sei es als born digital documents, durch Digitalisierung von Mikrofilm oder als digitale Reproduktionsvorlagen von Archivgut.
Die Diskussion um den Mikrofilm als Speichermedium wurde mit Blick auf den alterungsbeständigen Farbmikrofilm wiederbelebt. Zudem stehen v.a. durch die Sicherungsverfilmung für Baden-Württemberg prinzipiell 115 Millionen Aufnahmen zur Verfügung, die, ohne die Originale noch einmal zu belasten, digitalisiert werden könnten, um so in Intra- oder Internet ortsunabhängig genutzt werden zu können. Die jahrzehntelange Stärke der Archive auf diesem Gebiet – auch im Vergleich zu den Bibliotheken – könnte bei Einsatz entsprechender finanzieller Ressourcen nachhaltig genutzt werden.
Die konstruktive Diskussion zeigte eindrucksvoll, dass die Beschäftigung mit digitalen Unterlagen im Archiv kein abgetrennter Bereich für Spezialisten sein kann. Um Strategien erfolgreich in die Praxis umsetzen zu können, werden alle Abteilungen des Landesarchivs in den weiteren Entwicklungsprozess eingebunden sein. Als nächste Phase wird dabei die Übernahme elektronischer Unterlagen im Feldversuch des Alltags angegangen; die Voraussetzungen für diesen Schritt sind erarbeitet. Drohenden Verlusten von digitalen Unterlagen bei Behörden und Institutionen des Landes kann jetzt wirkungsvoll entgegengetreten werden.
Das Landesarchiv Baden-Württemberg wird im Laufe des Jahres 2007 die soweit erarbeiteten Lösungsansätze vorstellen. Damit hofft das Landesarchiv bundesweit fachlich einen Impuls setzen zu können, durch den zugleich auch öffentlich bewusst gemacht werden soll, dass Archive für die Zukunft arbeiten.

Dr. Clemens Rehm
13. Oktober 2006