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Aus der Archivliste (m. frdl. Gen. v. Hrn. L.)

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

seit dem 01.01.2009 ist das neue Personenstandsgesetz in Kraft. Für das Kommunalarchiv Minden bedeutete dies, dass bereits im Laufe des Januars nahezu 600 Personenstandsregister zu übernehmen waren. Etliche zugehörige Sammelakten werden in Kürze folgen.

Bislang war ich persönlich der festen Überzeugung, dass es sich bei diesen Unterlagen unzweifelhaft um personenbezogenes Archivgut handelt.

Auf dem Westfälischen Archivtag in Detmold wurde nun von zwei Referenten die Auffassung vertreten, dass es sich bei den Personenstandsregistern nach dem Landesarchivgesetz NRW keineswegs um personenbezogenes Archivgut handelt!!!

Begründung:
Nach § 7 (2) dieses Gesetzes sei Archivgut nur dann personenbezogen, wenn es sich "nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf EINE natürliche Person" beziehe. Die Personenstandsregister bezögen sich aber eindeutig auf mehrere Personen. Die schutzwürdigen Belange Dritter nach § 7 (5) seien durch Einhaltung der allgemeinen Schutzfrist von 30 Jahren ausreichend berücksichtigt. Damit seien alle nach dem neuen Personenstandsgesetz an die zuständigen Archiv abzugebenden Personenstandsregister frei benutzbar.

Ich halte diese Gesetzesauslegung für äußerst spitzfindig und rechtlich sehr bedenklich!!!

Zugegeben die betreffende Formulierung ("bezieht ... sich ... auf eine natürliche Person") in § 7 (2) des Landesarchivgesetzes NRW ist nicht eindeutig, doch was hat der Landesgesetzgeber wirklich damit gemeint?

1.) "bezieht ... sich ... AUSSCHLIEßLICH auf eine natürliche Person",
ODER
2.) "bezieht ... sich ... auf MINDESTENS eine natürliche Person"?

Wäre Variante 1 die richtige, wären mithin alle Volkszählungslisten, Schülerlisten, Zeugnisbücher, Listen aus der NS-Zeit über sterilisierte Personen, Akten über Stellenbesetzungsverfahren (mit mehr als einem Bewerber) etc. etc., die vor 1979 abgeschlossen wurden, frei benutzbar. Dies kann der Landesgesetzgeber wohl kaum gewollt haben, wieso hätte er sonst in § 3 (1) des Landesdatenschutzgesetzes NRW personenbezogene Daten als "Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (betroffene Person)" definiert?

Im übrigen verletzt Variante 1 den Gleichheitsgrundsatz!!! Eine Amtsvormundschaftsakte, die sich auf (ausschließlich) ein Kind bezieht, wäre erst nach Ablauf der Personenschutzfristen frei benutzbar. Eine ähnliche Akte, die sich aber auf zwei (oder mehrere) Geschwister bezieht, wäre bereits nach 30 Jahren frei benutzbar. Komische Vorstellung.

Mithin ist wohl (auch in NRW!!!) Variante 2 anzuwenden.

Ich habe die gegenwärtig anlaufende Novellierung des Landesarchivgesetzes NRW dazu genutzt, den im Landtag vertretenen Fraktionen, dem Landkreistag NRW, dem Städtetag NRW und der Landesdatenschutzbeauftragten NRW eine Präzisierung des betreffenden Paragrafen vorzuschlagen:

§ 7 (2) Landesarchivgesetz NRW sollte analog zu § 5 (2) des Bundesarchivgesetzes in die Pluralform gestellt werden.

Mittlerweile haben sich der Landkreistag NRW, die Landesdatenschutzbeauftragte NRW und eine Landtagsfraktion dieser Auffassung angeschlossen.

Über eine - auf dem Westfälischen Archivtag in Detmold leider unterbliebene - Diskussion würde ich mich freuen.
(In Detmold stellten leider nur ein Kollege aus Niedersachsen und ich kritische Fragen.)

Mit freundlichen Grüßen,

Vinzenz Lübben M.A.


Auch wenn ich für freieren Zugang wäre, ist die Position von Herrn Lübben meines Wissens archivrechtliche Communis opinio.
genea meinte am 2009/04/02 22:29:
Aus dem Tagungsbericht von Dr. Bettina Jörgens (Landesarchiv NRW Detmold)
Die von Herrn Lübben zitierte Argumentation mag spitzfindig sein, aber für den freieren Zugang zu den von den Kommunalarchiven ab 1.1.2009 nach dem neuen PStG zu übernehmenden Personenstandsunterlagen gibt es eine viel einfacherere und tragfähigere Argumentation, die von Frau Dr. Bettina Jörgens vom Landesarchiv (früher Personenstandsarchiv) Detmold dargelegt wurde.
http://www.nhv-ahnenforschung.de/Termine/Tagungsbericht2009.pdf unter Punkt 4):

"Die zu Archivgut gewordenen Personenstandsregister können deshalb nach 30, 80 bzw. 110 Jahren [nach dem Personenstandsgesetz - Anm.] frei benutzt werden. Dann sind
auch die archivgesetzlichen Sperrfristen für personenbezogenes Schriftgut abgelaufen. Das NRW Archivgesetz sieht beispielsweise folgende Fristen für personenbezogenes Schriftgut vor: 10 Jahre
nach dem Tod und, wenn das Sterbedatum nicht zu ermitteln ist, 90 Jahre nach Geburt. Da davon auszugehen ist, dass eine Person bei der Heirat mindestens 18 Jahre alt ist, sind 80 Jahre nach der
Eheschließung unbedenklich vorzulegen (vgl. § 7 Abs. 2 ArchG NW)."

Ich weiß nicht genau, was Herr Lübben im Endeffekt bezweckt, aber leider ist von Seiten kleinere Kommunalarchive in letzter Zeit argumentiert worden, dass Personenstandsunterlagen auch nach Ablauf der o.a. Fristen nur nach einer Durchsicht durch den Archivar vorgelegt werden könnten, z.B. wegen möglicher Randvermerke. Würde sich eine solche Argumentation durchsetzen, würde dies natürlich die Benutzung wieder erheblich erschweren und verteuern und m.E. auch dem Grundgedanken des mühsam erreichten neuen Personenstandsgesetzes widersprechen. 
genea (Gast) antwortete am 2009/04/03 07:59:
Der Tagungsbericht von Frau Dr. Jörgens bezieht sich wohlgemerkt nicht auf den Westfälischen Archivtag in Detmold, sondern auf das 5. Detmolder Sommergespräch am 27. August 2008 im Landesarchiv NRW Staats- und Personenstandsarchiv Detmold, wo aber die neu zu übernehmenden Personenstandsregister Schwerpunktthema waren. 
Vinzenz Lübben M.A. meinte am 2009/04/08 20:30:
Open Access contra Datenschutz
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
sehr geehrte Nutzerinnen und Nutzer von Archivalia,

mir geht es NICHT darum, den Zugang zu den Personenstandsregistern unnötig zu erschweren oder gar unmöglich zu machen, sondern darum, schutzwürdige Belange Dritter ausreichend zu würdigen! Diese wiegen im Zweifel nämlich viel schwerer!

Eine kritische Durchsicht der Personenstandsregister zeigt nämlich, dass diese etliche nach den Archivgesetzen noch gesperrte Informationen enthalten.

Beispiele:

1.) Es gibt Randvermerke, die häufig erst viel später an den Personenstandsurkunden angebracht wurden; manche auch erst 2008. Hierdurch verlängern sich die allgemeinen Sperrfristen entsprechend.

2.) In bestimmten Heiratsurkunden genannte Personen könnten heute noch leben!

3.) An zahlreichen Geburts- und Heiratsurkunden finden sich Randvermerke über Adoptionen. Da die Adoptierten wohl meistens jünger als ihre Adoptiveltern waren/sind, könnten auch diese teilweise noch leben. Darüber hinaus dürfen Auskünfte über Adoptionen nach § 61 (2) PStG "nur Behörden, den Annehmenden, deren Eltern, dem gesetzlichen Vertreter des Kindes und dem über sechzehn Jahre alten Kind selbst" gegeben werden. Außerdem ist § 1758 (1) BGB zu beachten. ("Tatsachen, die geeignet sind, die Annahme [also die Adoption] und ihre Umstände aufzudecken, dürfen ohne Zustimmung des Annehmenden und des Kindes nicht offenbart oder ausgeforscht werden ...")

Vor einer allzu unkritischen Vorlage der Personenstandsregister kann also nur eindringlich gewarnt werden!!!

Das Kommunalarchiv Minden wird seine Personenstandsregister daher in Kürze digitalisieren lassen, um diese dann - nach Schwärzung noch gesperrter Informationen - im Internet kostenlos zur Verfügung zu stellen. 
Wolf Thomas meinte am 2009/04/29 10:29:
Vorlage von Personenstandsunterlagen in Archiven oder das Raunen der Archivare
Die von Marcus Stumpf auf dem Detmolder Archivtag 2009 vorgestellte Ausfassung, dass die Einsichtnahme Dritter in Personenstandsunterlagen, deren Fortführungsfristen abgelaufen sind, keinen Beschränkungen unterliegt, ist hier diskutiert und kritissiert worden. Sie scheint u. a. auf dem Wege der Analogie auf niedersächsischen Vorstellungen zu beruhen. Im Runderlass des niedersächsischen Innenministeriums zur Archivierung der Personenstandsunterlagen vom 01.12.2008 ist dort u. a. zu lesen: " .... Das in § 5 Abs. 1 NArchG definierte Recht auf Nutzung von Archivgut ist ein sog. Jedermannrecht, welches nur eingeschränkt werden darf, wenn durch die Benutzung schutzwürdige Interessen Betroffener beeinträchtigt werden. Da jedoch sämtliche hierfür maßgeblichen Schutzfristen von den des in § 5 Abs. 5 PStG übertroffen werden, ist eine freie Einsichtnahme in von diesen Fristen nicht mehr betroffene Register und Sammelakten zu gestatten, sofern eoin Interesse an deren Benutzung geltend gemacht wird. Im Unterschied zum Personenstandsrecht ist dabei jegliche Qualifizierung des vorgebrachten Interesses unzulässig. Die Versagung der Benutzung ist nur bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 5 Abs. 4 Nr. 2 NArchG zulässig" (zitiert nach: Archiv-Nachrichten Niedersachsen 12 (2008), S. 141-142).
Zwei anmerkungen sind hier jedoch zu geben:
1) das Archivgesetz kennt (noch) nicht das Jedermann-Recht zur Archivnutzung, und
2) unklar ist, ob diese Rechtsauffassung auch gegenüber einer Verletzung von § 1758 BGB standhält. 
Wolf Thomas (Gast) meinte am 2009/05/03 20:37:
Hamburg: Anwendung von Schutzfristen bei Personenstandsregistern
In der Marburger Archivliste hat das Hamburger Staatsarchiv seine Rechtsposition bezüglich der Schutzfristanwendung bei Personenstandsregistern dargelegt.
Die in NRW und auch hier diskutierten Nutzungseinschränkungen sieht das Hamburger Staatsarchiv lediglich bei Geburtsregister gegeben; dort gilt es einerseits das Offenbarungsverbot nach § 5 TSG, andererseits das Adoptionsgeheimnises nach § 1758 BGB zu wahren.
Gemäß § 5 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 HmbArchG sind alle zu prüfenden Schutzfristen abgelaufen.
Es erfolgt keine Prüfung einzelner Einträge, sondern nur die pauschale Anwendung der höheren Schutzfrist (§ 5 Abs. 2 und 3 BArchG: 60 Jahre ausgehend vom Haupteintrag, 110 Jahre ausgehend von der Geburt der Betroffenenauf das gesamte Register). Weitere Rechtsvorschriften über Geheimhaltung kommen nicht in Betracht (vgl. „Katalog“ in § 63 PStG).
M. E. sind ebenfalls die Familienbücher bzw. Eheregister zu prüfen, die zumindestens zeitweise auch Angaben zu Kindern enthalten. Hat eigentlich der "Kinski"-Vergleich nicht Auswirkungen auf das gesamte personenbezogene Schriftgut ? 
genea antwortete am 2009/05/03 21:32:
Familienbücher und Adoptionen
Familienbücher gibt es in den alten Bundesländern erst seit 1958, in den neuen seit 1990. Das Problem wird uns also frühestens 2038 beschäftigen. Ob der Teil, der die Kinder des Ehepaares (d.h. die Geburten) betrifft, wie ein Geburtenregister behandelt werden wird, also erst nach 110 Jahren vorgelegt wird?? Dann würde es 2068 relevant.

Wie oft und in welchem Zeitraum sind übrigens wirklich Adoptionen in den Heirats(!)registern der Eltern vermerkt? Oder handelt sich nicht vielmehr um die nachträgliche "Legitimierung" (Ehelichkeitserklärung) von vorehelichen Kindern eines der beiden Partner bzw. gemeinsamer vorehelicher Kinder, was nicht mit Adoption zu verwechseln ist?

Bedeutet der §1758 BGB wirklich, dass ein Archivale nicht vorgelegt werden darf, wenn sich irgendwo darin ein Hinweis auf eine Adoption verbergen könnte? Würde ein Archivar dann z.B. eine Zivilprozessakte aus dem Jahr 1928 nicht mehr vorlegen, ohne die Akte vorher daraufhin durchzulesen, ob nicht irgendwo auf eine Adoption Bezug genommen wird? 
KlausGraf antwortete am 2009/05/03 21:45:
Übertreibungen
Ich finde diese Bedenken von Herrn Wolf auch absolut übertrieben. Niemand kann vor der Vorlage einer Sachakte diese zuvor durchlesen, ob womöglich irgendein Geheimnis darin vorkommt. 
Wolf Thomas antwortete am 2009/05/03 22:01:
Ich stelle ja lediglich Fragen.
1) Familienbücher bzw. Heiratsbücher sind personenbezogene Unterlagen - zumindestens könnten diese schützenswerte Angaben enthalten (s. o.). Dies ist m. E. lediglich zu prüfen.
2) Wenn wie Kinskis Sohn jetzt im Vergleich erreicht hat, dass die Akte erst nach "Genehmigung" durch den Sohn eingesehen werden kann (geht diese Regelung über das Schutzfristende eigentlich hinaus ?), dann sollte zumindestens eine sensible Vorsicht in den Archiven vorhanden sein, wenn es um die sicher seltene Vorlage der einschlägiger, quasi belasteter Register geht. 
 

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