Organisation der Speichermedien als Grundlage zur langfristigen Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen. Ein Beitrag aus der Sicht der DMS-Welt:

Speicherorganisation zur Langzeitaufbewahrung

Pergament ist auch in Zeiten von Bits und Bytes immer noch das langfristigste Trägermedium. Probleme der Erhaltung digitaler Aufzeichnungen anhand des Projekts einer EU-Bibliothek etwas ironisch zusammengefaßt:

Pergament überdauert IT

Im Portal Documanager fand sich ein guter Artikel, welcher die terminologischen Schwierigkeiten und Unschärfen der Termini entsprechender Softwarelösungen zum Management digitaler Aufzeichnungen offenlegt und Abgrenzungen bzw. Klarstellungen vornimmt. Behandelt werden Begriffe wie Dokumenten-Management-System [DMS], (Elektronisches)-Records-Management-System [(E)RMS], Enterprise-Content- Management-System [ECMS], Elektronische Archivierung und andere diesbezügliche Termini, welche bei Einführung entsprechender Lösungen im Raum stehen.

Terminologie Softwaresysteme zum Management digitaler Aufzeichnungen

Im Fachportal Documanager fand sich ein guter Artikel zu den Risiken und Wegen der Haltbarkeit und Sicherung elektronischer Aufzeichnungen.

Zur Haltbarkeit elektronischer Aufzeichnungen

Das Schweizerische Bundesarchiv hat eine Strategie zur dauerhaften Archivierung strukturierter Daten entwickelt:


Lösung zur Archivierung strukturierter Daten

Das Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung führt zusammen mit der Firma Haessler am 11. Mai den sog. DoRIS-Tag durch. Dabei werden neben der Aktenführungslösung DoRIS verschiedene aktuelle Projekte zur elektronischen Aktenführung und Aussonderung resp. Archivierung vorgestellt. Das Ministerium war u.a. an der Entwicklung der Lösung beteiligt, welche in einigen Teilen wie bspw. der Aktenaussonderung über die Forderungen des DOMEA-Konzepts hinausgeht. Auch wurde von der Firma vor einiger Zeit ein DoRIS-Aussonderungshandbuch vorgestellt, was den technischen Ablauf der Aussonderung elektronischer Akten ans Archiv explizit beschreibt einschl. entsprechender Parameter - ein Punkt der von DOMEA bis heute nur theoretisch beschrieben, jedoch nicht mit Darstellung der technischen Abläufe (wie im DoRIS-Handbuch beschrieben) versehen ist. Dieses und andere Themen zum Records Management können am 11. Mai diskutiert werden.

Als Beispielprojekt ist die Schweizerische Bundespost interessant, da dort bereits eine Abgabe von Records ans Bundesarchiv erfolgte.

DoRIS-Tag am 11. Mai in Berlin

PDF/A wurde zuletzt als neuer Standard zur elektronischen Langzeitarchivierung veröffentlicht. Nachstehend gibt es nähere Informationen zum Format und der Entwicklung:

Informationen zu PDF/A

Ex Archivliste:

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat das neue IT-Grundschutzbuch veröffentlicht und dort - wenn auch eher versteckt - auf die Anbietungspflicht digitaler Unterlagen hingewiesen:
"Für die öffentliche Verwaltung besteht darüber hinaus die gesetzliche Verpflichtung, auch in digitaler Form vorliegende Dokumente den zuständigen Archiven anzubieten (Anbietungspflicht)." ( https://geschichte.uni-freiburg.de/Redirect/www.bsi.bund.de/gshb/deutsch/m/m02245.htm )

-- Mit freundlichen Grüßen
Angela Ullmann

Deutscher Bundestag
- Verwaltung -
Ref. WD 3 - Parlamentsarchiv
Sachgebiet DV-Koordination und Audiovisuelle Medien

Tel 030 / 227 35662, Fax 030 / 227 36817
www.bundestag.de/archiv

Kompendium zur digitalen Archivierung in UK:

Mind the gap - Assessing digital preservation needs in the UK

Die Universität St. Gallen hat eine Studie zum digitalen Aktenmanagement veröffentlicht. Auch wenn die Terminologie nicht vollständig stimmig ist, so bietet das Kompendium einen guten Einstieg und Überblick in die Materie.

Studie digitales Aktenmanagement